Ofte stilte spørsmål om reiseavtalene

Statens reiseavtaler ble tidligere kalt reiseregulativene. Dette er to avtaler som regulerer reglene for reiser i Norge og i utlandet. 

Avtalene regulerer blant annet hvordan arbeidstakere får dekket kostnader i forbindelse med reisen, som reiseutgifter (bil, fly, taxi, buss og liknende), overnattingsutgifter og utgifter til måltider. I tillegg er det bestemmelser om kredittkort og forskudd, samt erstatning og forsikring.

Avtalen regulerer også hvordan andre utgifter blir kompensert.

For kompensasjon for reisetid innenlands, se Hovedtariffavtalen § 8. For reiser utenlands, se utenlandsavtalen § 11 og Statens personalhåndbok 10.24.

Nei, Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands og Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge foreligger ikke i engelske versjoner.

Nødvendigheten av en reise skal alltid vurderes ut fra klimahensyn før den foretas. Reisen skal etter en samlet vurdering foretas på den hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte for staten, så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring. Dette gjelder både innland og utland.

Hvem som godkjenner reisen vil variere fra virksomhet til virksomhet, ut fra virksomhetens behov. Nærmeste leder bør vite hvor de ansatte befinner seg på reisen. Det er også nærmeste leder som stort sett attesterer reiseregninger når den ansatte har kommet hjem. 

Leder kan forhåndsgodkjenne flere rutinemessige reiser innenfor et tidsrom. 

Lederen som har godkjent reisen på forhånd, bør også godkjenne endringer i reiserute som måtte oppstå underveis. 

Kommunal- og distriktsdepartementet inngår og forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Særavtaler som staten har fremforhandlet med hovedsammenslutningene gjelder for statlige ansatte.

Privat arbeidsgiver kan avtale at de bruker hele eller deler av statens reiseavtaler i arbeidsavtale eller tariffavtale. Sjekk hva som er reglene i din bedrift. Ansatte i privat sektor er også omfattet av skattebestemmelsene på området. 

Kommunal sektor er ikke omfattet av avtalene. De har egne reiseregulativer som har henvisninger til statens reiseregulativer. Spørsmål om kommunenes reiseregulativer må rettes til KS (Kommunesektorens organisasjon). 

Reiseavtalene gjelder ikke ordinære reiser til og fra arbeid. Spørsmål om pendlere må rettes til Skatteetaten.

Nei. Arbeidstakere med mobilt arbeidssted får ikke kost etter innenlandsavtalen. Eksempler på arbeidstakere med mobilt arbeidssted er for eksempel flybesetning, sjåfører og mannskap på båter.

a) Vi har ulik definisjon på hva som er en reise etter særavtalen i Norge og særavtalen utenfor Norge.

Reise etter innenlandsavtalen defineres som følger i § 2 a): Reise: Pålagte eller godkjente reiser av ikke fast karakter, og rutinemessige faste oppdrag som ikke trenger godkjennelse av arbeidsgiver for hvert oppdrag.

Reise etter utenlandsavtalen defineres som følger i § 2 nr. 1: Reise: Pålagt og/eller godkjent reise av ikke fast karakter.

b) Som yrkesreise anses reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted og reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-13.

c) Som arbeidsreise anses reise mellom bolig og fast arbeidssted og reise mellom faste arbeidssteder. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-12.

Spørsmål vedrørende yrkesreise og arbeidsreise, gå til Skatteetaten.

Kostsatsen skal dekke inntil 3 måltider i døgnet.

En lunsj behøver ikke å bestå av varm mat. Mellommåltider (for eksempel frukt, småkaker, kjeks) er ikke å regne som lunsj. 

Ansatte som mener at måltidet ikke er et fullverdig måltid må ta dette opp med sin arbeidsgiver. 

Ifølge innenlandsavtalen § 15 skal reiseregning sendes arbeidsgiver snarest . Kravet blir foreldet etter lov om foreldelse av fordringer (foreldelsesloven) av 18.mai 1979, og den alminnelige foreldelsesfrist i loven er tre år.

Satsene i reiseavtalene følges i noen utstrekning av skattemyndighetene. Dette gjelder nå kun ulegitimert nattillegg, tillegg til kilometergodtgjørelse for bil og kilometergodtgjørelse for andre egne fremkomstmidler, jf skattebetalingsforskriften § 5-6-12 fjerde og femte ledd.

For mer informasjon kilometergodgjørelse, se Skatteetatens nettsider.

Ved reiser innenlands med overnatting får ansatte i staten dekket utgifter til kost med 825 kr. (Utenlands gjelder egne satser for hvert enkelt land, se statens satser for reiser utenlands.) Dette er uavhengig av hvordan man bor.

Imidlertid har skatteetaten foretatt en tredeling av dekning av utgifter til kost (diettsats) som knyttes til hvordan man bor. Tredelingen er

• hotellsats ved overnatting i Norge og utlandet
• overnatting i Norge og utlandet på pensjonat og brakke (selv om du har kokemulighet)
• hybel uten kokemulighet og overnatting på hybel med kokemulighet eller privat.

Pensjonatsatsen og brakkesatsen er lavere satser som Skatteetaten kan gi opplysninger om. Se også skattebetalingsforskriften § 5-6-12.

En ansatt i staten vil få dekket utgifter til kost etter § 9 i innenlandsavtalen og § 8 i utenlandsavtalen uansett hvordan man bor. Det er likevel slik at dersom den ansatte bor på for eksempel pensjonat (uten kokemulighet), hybel med kokemulighet eller liknende, har personen likevel skattemessig trekkfritak kun for de(n) lavere satsene bestemt av skattemyndighetene. Mellomlegget må da beskattes som lønn. Det samme gjelder ved hotellovernatting.

For spørsmål om beskatning av utgiftene til kost, se Skatteetatens sider om kost og losji - satser for trekk- og skattefri godtgjørelse.

På visse vilkår gir staten som arbeidsgiver erstatning for tap og/eller ulykker for ansatte som er på reise.  

Staten er selvassurandør. Dette betyr at staten dekker erstatningsbeløp over budsjettet uten å tegne forsikringer.  Det er for enkeltreiser likevel åpnet for at arbeidsgiver kan tegne reiseforsikring, særskilt utenfor EØS området, for den konkrete reisen, jf utenlandsavtalen § 13.

Som leder er du ikke ansvarlig for enkeltstående private reise- og/eller ulykkesforsikringer. Dersom reisen blir betalt med privat kredittkort, vil den ansatte på reisen også normalt være forsikret gjennom kredittkortselskapet.  

Viktige punkter om forsikring: 

• Om arbeidstaker velger å endre godkjent reiserute, gjelder ikke forsikringen på den delen av reisen som ikke er godkjent.
• Om medarbeideren din kombinerer tjenestereise og fritid, gjelder ikke forsikringen på den delen der personen er ferdig med tjenestereisen.
• Skader den ansatte seg for eksempel på en løpetur etter endt arbeidsdag, så er hun ikke forsikret av arbeidsgiver. 
• Den ansatte får dekket tap av personlige gjenstander som er tatt med på reisen til tjenesteformål. Tap og skade skal meldes til arbeidsgiver med en gang. Som arbeidsgiver kan du kreve at den ansatte har tatt forholdsregler for å sikre seg mot for eksempel tyveri. Den ansatte trenger ikke å legge frem kvitteringer for tapte gjenstander. 
• Daglige reiser til og fra jobb, regnes ikke som reisetid, og må dermed forsikres privat. 
• I tilfeller der virksomheten betaler årsavgift på kredittkortet til den ansatte, er det forsikringen knyttet til kortet som gjelder. 
• Som leder er du ansvarlig for at den ansatte gjør seg kjent med regelverket for reiser og Statens reiseavtaler.  

Den ansatte må ha privat reiseforsikring for private opphold som ikke er tjenestereise.

Dette er regulert i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 12 pkt. 3 som sier: «Ved avvik fra godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikring. Se ellers svaret over «Når er den reisende forsikret?»

Kommunal- og distriktsdepartementet forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Bestemmelsene om reiseregning finnes henholdsvis §§ 14 og 15 i avtalene. Disse bestemmelsene viser til skattebetalerforskriften. Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12 .

Som hovedregel skal det ikke utbetales tips for statens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

I forbindelse med representasjonsutgifter kan det i enkelte tilfeller likevel være nødvendig å betale tips. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15 til 20 prosent i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å utgjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis. Dersom det på regningen fremkommer at serviceutgifter er dekket, legges det til grunn at tips er dekket. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.

Den enkelte arbeidstaker må avklare, på forhånd, med sin arbeidsgiver hvorvidt det er anledning til å dekke tips på arbeidsgivers regning.

Det følger av § 3 i begge reiseavtalene at «Arbeidstaker kan ikke privat benytte bonuspoeng eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter….». Det betyr at det ikke er adgang til å bruke bonuspoeng, opptjent på reise, til private reiser eller opplevelser (slik som hotellovernattinger, kjøp og liknende).

Alle ansatte i staten skal etterstrebe og reise så billig, effektivt og miljøvennlig som mulig. Du må ha kvitteringer på utgifter til rutefly, beste klasse tog og beste klasse skip. Andre utgifter til rutegående transportmidler, som buss og flytog, dekkes uten legitimasjon.   

For å bruke drosje, leiebil og andre fremkomstmidler, må det innhentes samtykke på forhånd. Når leder godkjenner reiseregningen, regnes dette også som samtykke. 

I tillegg til å dekke utgifter for de ulike transportmidlene, dekker arbeidsgiver andre nødvendige utgifter som bom- og veiavgifter og utgifter til telefon, plassbilletter, nødvendig internettilgang med mer.  

Verken ìnnenlandsavtalen eller utenlandsavtalen gir arbeidsgiver adgang til å utbetale kilometergodtgjørelse ved bruk av sykkel, el-sykkel, gange til fots eller andre fremkomstmidler som ikke er motoriserte.

Det skal innhentes forhåndssamtykke hos arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen. Arbeidsgiver har dersom visse vilkår er oppfylt, adgang til å tilstå kilometergodtgjørelse for motoriserte fremkomstmidler, se §§ 6 og 7 i henholdsvis innenlandsavtalen og utenlandsavtalen.

Særavtalen gir et tillegg til kilometergodtgjørelsen om du frakter materiell og utstyr i egen bil. Etter særavtalen kan du få en krone per kilometer for tilhenger. Trenger du både å ha materiell og utstyr i bilen,  og i tillegg materiell og utstyr på tilhenger får du en krone for hver.

Det er form og volum som avgjør, ikke at man velger enten bil eller tilhenger. 

Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Arbeid som utføres i dette tidsrommet er ikke å anse som overnatting, og må være knyttet til turnus, skift, overtid eller tilsvarende, jf. HTA §§7, 13, 15 og 16.

Overnatting skjer utenfor egen bopel. Det er i utgangspunktet ikke overnatting dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Unntak kan tenkes dersom man for eksempel kommer hjem i løpet av natten fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Dersom man reiser om natten (for eksempel selv fører en bil) er det i utgangspunktet ikke arbeidsfri og hvile. Man kan da få godtgjort tiden som for eksempel arbeidstid eller reisetid.

Det er ikke avgjørende at man er borte 5 timer eller mer i løpet av natten (tidsrommet 22-06). Det er den reelle overnattingen som skal vurderes.

Det avgjørende her er at du faktisk har hatt arbeidsfri og har overnattet. Det er ikke nok at reisen har vart i mange timer, og at du har avsluttet reisen om natten. Dersom reisens endepunkt er din egen bopel er det ikke en overnattingsreise, med mindre du for eksempel kommer sent hjem fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal sørge for overnatting, jf. § 9. (utenlandsavtalen). Dersom den ansatte selv må legge ut for overnattingen skal den ansatte få dekket utgiftene. Utgiftene skal være legitimert (typisk hotellregning) eller ulegitimert (overnatting innenlands uten kvittering).

Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme. 

Det er kun når arbeidsgiver ikke sørger for overnatting (på for eksempel hotell eller liknende) at den ansatte kan ha krav på ulegitimert tillegg. Satsen for det ulegitimerte tillegget er 435 kroner per døgn, og gis bare ved overnatting i Norge. Ved ulegitimert tillegg stilles det ikke krav til opplysninger om hvor man har overnattet, men man kan ikke overnatte i eget hjem eller hytte. Tilsvarende bestemmelse finnes ikke for overnatting i utlandet. Ved overnatting på tog, båt og liknende gis det ikke ulegitimert tillegg når soveplass er inkludert i billetten.