Som leder har du et særlig ansvar for å skape en trygg plattform for samtalen. Utgangspunktet ditt bør være at dere løser saken sammen.
Lytt og still spørsmål
- Forklar at du tar opp saken med utgangspunkt i din rolle og ditt ansvar som leder
- Møt medarbeideren med respekt og si at du ønsker å høre medarbeiderens versjon
- Lytt og still spørsmål. Bruk oppfølgingsspørsmål for å få et så komplett bilde som mulig
- Vær oppmerksom på følsesmessige reaksjoner, både egne og medarbeiders. Det kan være fint å sjekke underveis om det går bra. Om påkjenningen blir for stor er det ok å avtale et nytt møte
- Om dere ser på tiltak, be medarbeider foreslå løsninger
- Informer om at du vil skrive referat, og at medarbeider skal få kommentere på referatet
Reaksjoner under vanskelige samtaler
Avtale konkrete endringer
- Sett opp aktiviteter for både deg som leder og for medarbeideren. Aktivitetene må ha tidsfrister
- Informer om konsekvensene dersom medarbeider ikke holder seg til planen. Si også at saken avsluttes om planen følges
- Avtale neste skritt og følg opp. Du må være tett på og holde i saken helt til den er avsluttet. Sørg for å beskrive det dere blir enige om i et referat. Dette referatet kan også betraktes som en oppfølgingsplan