Er det vanskelig å få til en god hybrid arbeidshverdag mellom kontor og hjemmekontor? Les hvordan FHI har sikret medbestemmelse og har hjulpet ledere til å organisere den nye hverdagen sammen med medarbeiderne.
Selv om en hybrid arbeidshverdag har blitt mer normalen enn unntaket, er det flere virksomheter som fortsatt leter etter gode løsninger for hvordan legge til rette for tillitsbasert ledelse, og som ønsker å høre hva andre virksomheter gjør.
På Statens arbeidsgiverkonferanse i september i år delte Folkehelseinstituttet (FHI) sitt arbeid med kompetansetiltaket «Fremtidens arbeidsliv – en hybrid arbeidshverdag», som de har fått økonomisk støtte til å utvikle via de tariffavsatte kompetansemidlene.
I denne artikkelen deler fagdirektør og prosjekteier Norveig R. Weider i FHI deres verktøy for ledere «God dialog om hybridarbeid».
Last ned dialogverktøyet til FHI
Utviklet prinsipper for bruk av hjemmekontor
I 2021 utarbeidet Folkehelseinstituttet egne prinsipper for en hybrid arbeidshverdag. Det ble gjort flere intervjuer med ledere og medarbeidere, og disse synliggjorde også et behov for å øke kompetansen og styrke ferdighetene for å håndtere en hybrid arbeidshverdag.
Ledere i FHI uttrykte også at de trengte hjelp til å få til god dialog med medarbeiderne sine.
Hentet inn brukerinnsikt fra ledere og medarbeidere
Weider forteller at utfordringene som kom frem i brukerkartleggingen viste at:
- Nyansatte syntes det var vanskelig å bli kjent med organisasjonen og kollegaene på hjemmekontor, og at de ønsket flere av de erfarne medarbeiderne på jobb.
- De erfarne medarbeiderne på sin side ville i større grad jobbe hjemme ifra, og opplevde det som svært effektivt, spesielt om de jobbet med fordypningsoppgaver.
- Fleksibilitet er viktig, men fleksibilitet for en blir ikke nødvendigvis fleksibilitet for en annen. Når man kommer
- Kommunikasjonen på Teams opplevdes som «hardere» eller skarpere i tonen, og det oppstod lettere misforståelser. Når man logget av teamsmøtet, fikk man ikke gjort de nødvendige oppklaringer som man ellers ville gjort i fysiske møter.
- Ledere syntes det var vanskelig å gi beskjed om forventinger knyttet til behov for mer tilstedeværelse på kontoret.
- Det var mer fokus på den enkeltes medarbeiders behov enn på avdelingens behov - hva som gir best arbeid, samarbeid og best kommunikasjon.
Må skape arenaer for dialog
- Basert på innspill fra brukerkartleggingen og prosjektets referansegrupper besluttet vi å lage en praktisk veileder. Veilederen skal hjelpe ledere med å involvere medarbeidere i hvordan de best kan finne løsninger om hybrid arbeidshverdag i sin enhet, sier Weider til Statens arbeidsgiverportal.
- Vi tror at en nøkkel til å lykkes med en hybrid arbeidsform er å skape arenaer for dialog, blant annet fordi det er mange ulike behov og hensyn som må veies opp mot hverandre, og fordi vi per nå har begrenset kunnskap om konsekvensene eksempelvis for arbeidshelse og arbeidsmiljø, sier Weider.
Dialogverktøyet sikrer FHI involvering og medbestemmelse fordi medarbeidere og ledere sammen finner løsninger tilpasset de ulike arbeidsområdene og enhetene i FHI.
Veilederen består av dialogstøtte til fem temaer:
- Arbeidsmiljø og fellesskap
- Ansattgrupper med ulike behov
- Effektiv samhandling
- Individuelle versus kollektive behov
- Bruk av lokaler og utstyr