Da Norge stengte ned, hadde Patentstyret allerede bruk av hjemmekontor. Direktør Per Foss sier at koronakrisen likevel har gitt gode og nye erfaringer som de aktivt vil bruke for å skape en ny arbeidshverdag.
- Det viktige nå er å ikke bare å reagere på hva som skjer, sitte og vente på å trykke på knappen og jobbe mot å komme tilbake til normalen. Jeg er helt sikker på at vi ikke skal tilbake til den samme normalen. Hvis den nye normalen blir som før, gjør vi noe feil, sier direktør Per Foss i Patentstyret.
Patentstyret er en nasjonal styresmakt for immaterielle rettigheter. Immaterielle rettigheter er beskyttelse av oppfinnelser, forfatter- og kunstnerarbeid, symboler, navn, logoer, design og andre innovasjoner.
Patentstyret har cirka 240 medarbeidere.
Før Covid-19, hadde Patentstyret akkurat startet med en hjemmekontorordning, der 40-50 ansatte jobbet hjemmefra en dag i uken.
Opplevde lavere sykefravær og høy aktivitet
Per Foss, for anledningen på hjemmekontor i sitt hus på Lindesnes, forteller at Patentstyrets systemer var tilgjengelige for hjemmekontor før 12. mars.
- Men vi visste ikke om vi hadde kapasitet til at alle jobbet hjemmefra. Vi hadde planlagt å teste kapasiteten i større skala, men så måtte vi plutselig gå «live», sier Per Foss til Arbeidsgiverportalen.
Per nå er det slik at mer enn 95 prosent av de ansatte jobber hjemmefra. De aller fleste av Patentstyret sine medarbeidere har arbeidsoppgaver som i stor grad kan løses fra hjemmekontor.
- Vi produserer minst like mye, og det egenmeldte sykefraværet har gått ned. forteller Foss.
Foss inviterte medarbeiderne til å komme med innspill om hva som faktisk fungerer bedre og hva som fungerer dårligere på hjemmekontor. Kort oppsummert er de ansatte blitt bedt om å svare på fem spørsmål:
- Hvordan føler du at du får gjort jobben din fra et hjemmekontor?
- Hva synes du fungerer bedre med en hjemmekontorløsning?
- Hvilke endringer og løsninger ønsker du skal bli tatt mer i bruk / bli permanente fremover?
- Hva fungerer dårligligere med hjemmekontor og som vi derfor må være spesielt opptatt av å håndtere?
Marianne Rørvik seksjonssjef Patentjuridisk og Marie Rasmussen, avdelingsdirektør Virksomhetsstyring deler erfaringer i en intern video til de ansatte i Patentstyret under første del av koronaperioden
Jobber like godt hjemmefra
- Alle (!) sier de får gjort jobben like godt hjemmefra, sier Foss. De ansatte liker særlig at det er færre forstyrrelser og mer arbeidsro på hjemmekontoret enn i landskapet på kontoret. Det gjør det lettere å få gjort tenke- og skriveoppgaver.
- Mange opplever også at de lettere får tatt kontakt med kolleger. Møtene er mer effektive. De ansatte sier at de har fått økt digital kompetanse og reduserte barrierer for å ta i bruk digitale verktøy, sier han.
Å slippe reiseveien til og fra jobb, resulterer i redusert stress. Noen rapporterer til og med at de sover bedre fordi de opplever å ha mer kontroll på hverdagen.
- Alle som har svart ønsker økt bruk av hjemmekontor. Det er verdifullt med mer fleksibilitet, for å tilpasse arbeidssituasjon og familiesituasjon. Mange ønsker gjerne en til to faste dager på hovedkontoret, slik at de møter kollegaer litt jevnlig. På hjemmekontoret savner de ansatte kollegaene sine, sier Foss.
Utfordret av lederne
Men mer hjemmearbeid krever bedre tilrettelegging, i form av bedre samhandlingsverktøy, bedre skjermer og kameraløsninger.
Patentstyrets ledere gir uttrykk for at de også i fremtiden ønsker en større aksept for å drive ledelse fra hjemmekontoret.
- Der har jeg nok vært litt streng tidligere. Vi hadde en kultur for at lederne skulle være på kontoret, sier Per Foss.
Mindre egnet for kreative prosesser
Samtidig har Foss fått tilbakemeldinger på det som ikke fungerer så godt med alle på hjemmekontor hele tiden.
- I møter der vi skal være kreative og utvikle nye løsninger, trenger vi gjerne å være i samme rom og se hverandre. Å kjøre prosjekt på tvers, teamutvikling eller lederutvikling er nesten umulig. Noen opplever at utfordringer rundt siloer forsterkes. Det er mer krevende å få til kontakt mellom avdelingene i en digital arbeidshverdag, og det er færre muligheter til å snappe opp gode innspill fra kollegaer i kontorlandskapet. Det er en utfordring å få til sosiale arenaer, og veldig krevende å integrere nyansatte, sier han.
Hvordan ser fremtidens arbeidsplass ut?
Per Foss sier at han ser for seg at Patentstyret går inn i en tid med økt og mer fleksibel bruk av hjemmekontor.
- Nye muligheter åpner seg, og vi må stille nye spørsmål som "Trenger vi et stort hovedkontor eller kunne vi klart oss med flere mindre kontorer på litt ulike lokasjoner? " Vi skal i hvert fall ikke gå på autopilot. Samtidig trenger vi faste, fysiske treffpunkter, for å ivareta behov for koordinering, relasjoner og arbeid med ideer, og vi innser at vi så langt har erfaring fra knappe tre måneder med fjernarbeidsløsning. Det er derfor viktig å gi oss selv mer tid og erfaring før vi konkluderer. Vi planlegger derfor å få flere innspill fra flere medarbeidere fremover for å ha et bedre beslutningsgrunnlag, sier han.
Patentstyret er midtveis i en strategiperiode, og det fjerde målet i målbildet heter «En virksomhet i fornyelse».
- Her er vi blant annet opptatt av nye verktøy og samarbeid på tvers av avdelinger, i kortere strekk. Vi hadde tenkt å teste det ut, og nå ble det plutselig aktuelt. Vi er også i prosess med å finne nye lokaler. Kanskje kan vi tenke helt nytt? Vi må passe oss for å lage lokaler basert på gårsdagens behov. Koronasituasjonen har gitt oss en gylden mulighet til å teste ut hva vi ønsker å beholde og bevare. Det gjør at timingen på dette lokaliseringsprosjektet, er veldig god. Resten av året skal vi høste enda flere nødvendige erfaringer, og det blir et viktig felles utgangspunkt i et løp som allerede går; «Arbeidsplass 2024», sier Per Foss.
Under kan du lese mer om hvordan andre statlige virksomheter har håndtert koronapandemien så langt: