HR i staten ruster seg til koronahverdagen 2021

Foto: Knut Opeide, Statens vegvesen

Siden mars har virussituasjonen vært sterkt inngripende i folks arbeidsliv. I planlegging av neste års budsjetter og aktiviteter må vi alle operere med en usikkerhet om at vi ikke vet hvordan 2021 blir.

Arbeidsgiverportalen har kontaktet noen virksomheter for å høre om hvordan koronasituasjonen påvirker HRs arbeid og planer.

Vi har på e-post spurt noen HR-avdelinger om de kort kunne oppsummere sine planer for neste år og dele de endringene de allerede har innført i 2020.

Nedenfor kan du lese de ulike svarene. 

Mijødirektoratet

Hvordan påvirker koronasituasjonen planene til HR for neste år?

Vi planlegger ekstra tiltak innen HMS og lederstøtte, samt gjennomfører en «koronarelatert» avgrenset arbeidsmiljøundersøkelse i januar.

Hvilke endringer er allerede innført?

• Webinarer istedenfor fysiske ledersamlinger og andre samlinger som introdag for nyansatte.
• Økt tilbud om lederstøtte/coaching, både med egne ressurser og konsulenter.
• Jobbintervjuer gjøres digitalt
• En rekke HMS-tiltak, som digitale energipauser på nett, treningsvideoer på nett, mulighet for å bestille utstyr til hjemmekontoret mm.
• Implementering av samhandlingsverktøyet Teams er fremskyndet.
• Uformelle dialogmøter om situasjonen med IDF og ansattes representanter i  arbeidsmiljøutvalget (AMU) annenhver uke.

Sjøfartsdirektoratet

Hvordan påvirker koronasituasjonen planene til HR for neste år?

Sjøfartsdirektoratet har veldig gode erfaringer med Teams som møte og arbeidsform. 

Vi har nylig gjennomført en omfattende spørreundersøkelse blant våre for å kartlegge erfaringene fra hjemmekontor etter Covid-19.  Rapporten etter spørreundersøkelsen blir nå brukt til å legge nye retningslinjer for fremtidig bruk av hjemmekontor, uavhengig av covid-19.

Undersøkelsen avdekket opplevd ensomhet blant enkelte ansatte over lengre tid med tvunget hjemmekontor. Det var et viktig læringspunkt for oss som vi tar med i videre ledertrening, og ved planlegging for lignende scenarioer i fremtiden.

Sjøfartsdirektoratet er også en tilsynsvirksomhet med mange inspektører som driver tilsynsarbeid ut mot fartøy.  På grunn av covid-19 har vi tatt i bruk fjerntilsyn med bruk av bilde/video.

Hvilke endringer er allerede innført?

• Mer bruk av hjemmekontor
• Mer aktiv bruk av teams
• Fjerntilsyn blir en ny arbeidsform fremover
• Mye mindre reisevirksomhet

Direktoratet for mineralforvaltning     

Hvordan påvirker korona planene til HR for neste år?

Vi har utfordringer med å gjennomføre kurs med oppmøte – og har derfor tatt i bruk webinarer i større grad.

Gjennomføring av møter både med interne og eksterne deltakere, kan bli utsatt eller avlyst.

Sosiale arrangement må deles opp eller avlyses.

Vi ønsker å gjennomføre fysiske intervjuer når vi rekrutterer, da det viktig for oss å møte kandidatene. Dette forventes i større grad å foregå via digitale plattformer.

Hvilke endringer er allerede innført?

• Kurs som webinar
• Digitale intervjuer når vi rekrutterer

Er det tiltak som differensieres mellom målgruppene medarbeidere og ledere? 

Ved bruk av hjemmekontor i en nedstengningsperiode vil ledergruppen prioriteres ved tilstedeværelse på kontoret. Vi forventer imidlertid å kunne opprettholde stor grad av tilstedeværelse fordi vi har muligheter for å overholde to meters avstand mellom arbeidsstasjoner i våre lokaler. Vi har parkeringsmuligheter for alle våre ansatte og rushtidstrafikken er ikke en stor utfordring i Trondheimsregionen, slik at våre ansatte ikke er avhengig av kollektivtrafikken for å komme seg på jobb.

Statens vegvesen

Hvordan påvirker korona planene til HR for neste år?
Vi jobber for opprettholder HR-aktivitetene, men gjennomfører dem annerledes.  Intervjuer av kandidater til ledige stillinger foregår i stor grad på Teams.  Introduksjonssamlinger av nye medarbeidere er i stor grad digitalt og det samme er kurs og konferanser vi arrangerer eller deltar på.

Det som påvirkes mest er ledertrening. Vi gjennomfører toppledertrening med DFØ digitalt, mens andre interne lederprogrammer er utsatt.

Vegdirektørens ledersamling som skulle gjennomføres nå i høst er utsatt, og det samme blir nok samlingen som vi vanligvis har i februar hvert år.

Hvilke endringer er allerede innført?

• Statens vegvesen er en desentral organisasjon som har vært vant til å jobbe digitalt.  Dette har vært en stor fordel i den situasjonen vi har hatt. Flere av aktivitetene våre er flyttet til digitale flater og det har gått bra.
• Vi bruker intranett til å kommunisere med våre medarbeidere, og i tillegg startet med webinarer for ledere slik at de får informasjon direkte fra toppledelse og divisjonsledelse samt at det er mulighet for å stille spørsmål.
• Vi har også sendt ledere e-poster med detaljerte råd om hvordan de skal følge opp medarbeidere i denne tiden.
• Vi har skrevet flere saker om fysisk og psykisk arbeidsmiljø på intranettet med tips og råd til de som jobber hjemmefra. 
• Vi hadde en kort arbeidsmiljøundersøkelse før sommeren som vi gjentar i november i år.  Dette for å ha en liten temperaturmåling på hvordan det står til.

Er det tiltak som differensieres mellom målgruppene medarbeidere og ledere?

Som nevnt over har vi flere tiltak rettet mot ledere slik at vi er sikre på at informasjon når ut til alle medarbeidere. 

Norad

Hvordan påvirker korona planene til HR for neste år?

Vi har gjennomført en spørreundersøkelse blant alle våre ansatte om hva de tenker om å jobbe hjemmefra 1 eller flere dager i uken. Cirka 80 prosent svarte at de ønsket det, og dette vil selvsagt påvirke planene for hvordan vi skal jobbe på HR-siden fremover. Vi må fortsatt fokusere på fjernledelse og fjernmedarbeiderskap innenfor flere felt. Vi tenker da på både faglig utvikling, oppgavegjennomføring, trivsel, arbeidsmiljø, for å nevne noen.

Også fremover vil vi holde digitale møter, opplæring og erfaringsdeling med ulike målgrupper internt i Norad.

Hvilke endringer er allerede innført?

• Vi har utført tre kartlegginger fra mars til september der formålet var å innhente fakta fra våre medarbeidere slik at tiltakene vi setter inn bygger på kunnskap om de ansattes hjemmesituasjon, ønsker og behov.
• Vi har tilbudt kurs i gjennomføring av digital møteledelse, presentasjonsteknikk, digitale introkurs i P360, samt spesifikke saksbehandlerkurs. Vi har også hatt digital erfaringsutveksling for lederne om «ledelse og oppfølging av medarbeider på distanse». Og vi har tilbudt gruppecoaching og individuell coaching for enheter og personer som strever med økt stress som følge av det å jobbe hjemmefra.
• Vi har hatt som hovedregel at alle ansatte skal jobbe hjemmefra siden 12.mars. Dette har medført at vi har mye bruk av digitale møter og da hovedsakelig ved bruk av Teams og Zoom. Dette gjelder møter på alle nivå inkl. allmøter og møter med eksterne. Vi har også gjennomført flere webinarer.
• Vi har også levert ergonomisk utstyr for tilrettelegging av arbeidsplassene hjemme, etter behovsinnmelding.
• Noen arbeidsprosesser har nå blitt digitalisert. Som eksempel kan vi nevne ansettelsesprosessen fra innstilling og via tilsettingsrådet til godkjenning. Intervjuer har vært gjennomført både fysisk og digitalt.

Er det tiltak som differensieres mellom målgruppene medarbeidere og ledere?  

Ja, vi har hatt noe opplæring og erfaringsutveksling som bare gjelder ledere og noe som gjelder alle ansatte. Se mer om dette i punktet over.