I 2018 startet Legemiddelverket å automatisere flere av sine arbeidsprosesser. Digitaliseringen har gitt brukerne bedre tjenester. Medarbeidere opplever økt digital kompetanse og sier de har fått flere spennende arbeidsoppgaver.
Last ned presentasjon fra Legemiddelverket:
Robot Process Automation (RPA) er IT-teknologi som brukes til å automatisere rutineoppgaver ved bruk av robotikk. I Legemiddelverket har de automatisert flere av oppgavene i kjernevirksomheten. Nå ser de også på muligheten for å robotisere noen av sine interne, administrative prosesser.
— RPA- prosjektet har vært en suksess for virksomheten, ikke minst fordi det har vært stort engasjement for å foreslå prosesser for robotisering, og fordi vi raskt fikk gode eksempel på bruken av RPA. Prosesser vi nå vurderer å automatisere er deler av rekrutteringsprosessen og produksjon av lønnsanalyser, sier områdedirektør i virksomhetsstøtte, Sønneve Ølnes.
Standardiserte prosesser er lettest å automatisere
Legemiddelverket jobber systematisk med å vurdere hvilke oppgaver og prosesser som egner seg best for automatisering, og IT-avdelingen har satt ned bestemte kriterier for hva som er gode RPA- kandidater.
— For å få til en vellykket automatisering, må prosessen ha bestemte kriterier som kan følges slavisk, for her snakker vi ikke om en intelligent maskin. Så du må presist kunne beskrive hver enkel operasjon roboten skal gjøre, sier IT-sjef i Legemiddelverket, Gunnar Carelius.
— I tillegg må prosessen være eller gjøres digital, og jo mer standardisert en prosess er, jo lettere er den å automatisere, fortsetter Carelius. Han anbefaler å starte og automatisere en veldig enkel og manuell oppgave.
Under ser du hvilke kriterier Legemiddelverket har satt for å vurdere gode RPA-kandidater. Samtlige ideer blir diskutert, kartlagt og dokumentert, hvor både en RPA-forvalter, RPA-konsulenten og representanter for behovseierne deltar. Forslagene blir prioritert etter kost-nytte og hvor enkelt det er å få realisert dem.
Involverte medarbeidere gir økt kompetanse og motivasjon
I Legemiddelverket involveres de ansatte i digitaliseringsarbeidet. Legemiddelverket har tilrettelagt for at alle medarbeidere kan foreslå ideer, behov eller tiltak for automatisering og digitalisering. Så langt fått de fått inn 50 ideer fra de ansatte og 22 av disse er automatisert. De ser at involvering har blitt en øyeåpner for organisasjonen når det kommer til å se hvilke muligheter som ligger i automatisering.
— Å involvere gir økt motivasjon, og såkalte «meningsløse» oppgaver gjøres av roboten. Gjennom å delta i å spesifisere RPA-prosessene har ledere og medarbeiderne fått økt kompetanse i digitalisering, sier Carelius.
— Ja, vi ser fornøyde medarbeidere som bidrar til effektivisering, fremskritt og verdiskapning for Legemiddelverket, fortsetter Ølnes.
Uttak av gevinster ved robotisering
IT-sjef Carelius oppgir disse punktene på hvorfor RPA er bra:
- Gir en «digital arbeider» som arbeider på tvers av systemer
- Er rimelig teknologi – kan kjøpes som en skytjeneste hvor kostnaden henger sammen med bruken
- Trenger ikke røre eksisterende systemer
- Kan koble seg opp til / integreres med «alt»
- Er enkelt å vedlikeholde
- Ivaretar sikkerhet og sporbarhet
Da Legemiddelverket gikk på lufta med sin første automatisering i 2019, høstet de gevinster fra første stund. Spesielt prosesser som gikk på tvers av organisasjonen og på tvers av ulike systemer gav et godt gevinstuttak, for eksempel validering av bivirkningsmeldinger og håndtering av duplikater i Bivirkningsregisteret .
Frem til nå viser regnestykket at de har spart 12 årsverk innenfor virksomhetens kjerneoppgaver, og de oppsummer disse gevinstene:
- Frigjort tid til flere og andre oppgaver
- Omdisponert ledige ressurser
- Kortet ned saksbehandlingstid
- Nedbemannet og ikke erstattet bortfalte stillinger
- Spart kostnader hovedsakelig gjennom mindre behov for kjøp av eksterne arkivtjenester
— Det er viktig å understreke at mange av prosessene som vi har automatisert, tar lite tid hver især. Så for å finne ut av hvordan vi skal ta ut disse besparelsene i virksomheten, er det viktig at vi ser dette i en større sammenheng. Det vil si at det ikke er noe en-til- en-forhold mellom bortfall av oppgaver og behov for antall stillinger, sier Ølnes.
Suksesskriterier for å lykkes med automatisering
Om din virksomhet vurderer automatisering, gir Carelius og Ølnes disse kriteriene for å lykkes:
- Inviter og gjør det enkelt for at alle i virksomheten kan foreslå ideer, behov eller tiltak for automatisering og digitalisering.
- Ta de ansatte med på råd når en RPA lages. Det skaper eierskap, de ansatte kjenner at de investerer nyttig innsats som de får noe igjen for i egen arbeidshverdag, og de føler at de er med på å gjøre en viktig jobb for Legemiddelverket.
- Ikke undervurder verdien av en godt kartlagt og standardisert prosess.
- Prosessen rundt kartlegging og workshops leder ofte til nye måter å gjøre ting på, og det bra.
- Sett av tid og ressurser til å vedlikeholde og forvalte RPA-prosessene som virksomhetene setter i gang, før dere automatiserer nye prosesser.
Om du ønsker kan du kontakte Legemiddelverket for mer informasjon.
Vil du lese hvordan statlige virksomheter jobber med viktige tema?