Systematisk arbeid med arbeidsmiljø og endringsmålinger gir Skatteetaten viktig faktagrunnlag i endringsprosessene deres. Det bidrar til en felles virkelighetsforståelse som er avgjørende for valg av riktige tiltak.
For at virksomhetene skal ivareta arbeidsmiljø og få til en så god endring som mulig, er det avgjørende å sette inn tiltak på de riktige områdene. Skatteetaten har jobbet konsekvent med dette over tid. Arbeidsgiverportalen har derfor snakket med Trine Lise Haslene og Line Marie Johansen i HR i Skatt.
Dette er hovedområdene for arbeidsmiljø som Skatteetaten gjør risikovurdering på i forbindelse med omstilling:
- Årsak og hensikt med endringen
- Roller og ansvar
- Drift
- Kompetanse
- Ledelse
- Kommunikasjon, involvering og medvirkning
- Psykososialt arbeidsmiljø og bedriftskultur
- Fysisk arbeidsmiljø
- Annet (åpent)
- Mulighetsfaktorer
Systematisk arbeid med arbeidsmiljø
Da Skatteetaten fikk i oppdrag å lage ny kontorstruktur og vurdere ny organisering av hele etaten, ble det spesifisert i en rapport til Finansdepartementet at det skulle gjennomføres risikovurderinger av arbeidsmiljøet. Dette gav HR-avdelingen et tydelig mandat. De opplevde at det ble enklere for dem å jobbe med arbeidsmiljøet som en del av endringsprosessen.
- Merverdien ved å jobbe systematisk med målinger og lage faktagrunnlag, er at man går vekk fra å anta, synse og tro, til å vite, sier Trine Lise til Arbeidsgiverportalen.
- Hvordan løfte seg fra de individuelle fortellingene til en felles virkelighetsforståelse er viktig i arbeidet med tillitsvalgte og verneombud. Da sikrer vi at vi bruker tiden vår på å diskutere de faktiske forholdene, sier de to HR-medarbeiderne.
Sentral HR-enhet i Skatt utarbeidet en felles matrise med hovedområder for forhold ved arbeidsmiljøet som skulle risikovurderes. Matrisen ble forankret med hovedverneombudet. Linjeorganisasjonen fikk i oppdrag å definere risikoelementene som de mente var viktige for deres egne områder. De enkelte elementene ble vurdert og linjeorganisasjonen valgte tiltakene selv. Elementer som ledelse og kommunikasjon ble håndtert på sentralt nivå for å sikre lik informasjon og involvering.
- Første gangen vi arbeidet med risikomatrisen, la vi ned mye arbeid, men nå er jobben enklere og vi justerer og tilpasser matrisen til nye endringer vi skal gjennomføre, sier Trine Lise.
Endringsmålinger benyttes som grunnlag for oppfølging av medarbeidere og ledere som er i endringsprosesser.
Resultatet brukes til å etablere tiltak og eventuelt justere allerede planlagte tiltak i endringsprosesser.
Endringsmålingene vil ha ulike spørsmål og omfang tilpasset det enkelte endringsprosjektet.
Endringsmålinger gir mer treffsikre tiltak
Erfaringene fra Skatteetaten viser at omstillinger berører leder og medarbeidere på ulike måter.
- For å kunne tilby relevante tiltak og verktøy i omstilling benytter etaten seg av endringsmålinger som skal gi en faktabasert tilnærming til valg av tiltak, sier Line.
Endringsmålingen er en pulsmåling som sier noe om hvor organisasjonen befinner seg på endringsreisen, og hvilke tiltak som vil være relevante å iverksette. Fra 2016 og frem til i dag har Skatteetatene gjennomført seks endringsmålinger som er sendt ut til alle ansatte. For hver måling har Skatt justert spørsmålene noe, slik at målingen synkes mot hvor de er i endringsprosessen.
Resultatet blir en analyse som viser hvor det er behov for tiltak. Ved behov lages også analysene ned på enhetsnivå, hvilket sikrer behovsbaserte tiltak for de ulike enhetene. Da ser Skatteetaten hvor det er utfordringer og de får mulighet til å måle om mestringsevnen øker etter tiltakene som settes i gang.
- Svarprosenten for kartleggingen er på godt over 70 prosent, forteller Line. Hun tror at den høye svarprosenten er en indikator på at medarbeiderne ønsker å bli involvert og de føler seg sett gjennom tiltakene som settes i gang.
- Hvis vi ikke har fakta som viser hvordan de faktiske forholdene er, kan enkelthendelser og historier fort bli genert opp til sannheter som ikke nødvendigvis er riktige i en større sammenheng, sier Line.
Her er spørsmålene fra siste endringsmålingen i Skatt: