Å forberede en god prosess handler om å bestemme seg for hvordan en gruppe skal jobbe, med utgangspunkt i prosessens formål og kontekst. Gode forberedelser gir en struktur, skaper fremdrift og ruster deg som prosessleder til å håndtere det uforutsigbare som alltid skjer når folk møtes.
Formålet er grunnmuren i enhver prosess, og det viktigste du forholder deg til som prosessleder.
Et klart formål
Formålet er prosessens «usynlige leder» (Tanggård 2016). Et tydelig formål gir deltakerne både nødvendige rammer å jobbe innenfor og en felles retning å jobbe mot. Formålet handler om hvorfor prosessen er satt i gang, og forteller deltakerne noe om hvilke forventninger som ligger til grunn for hva dere skal oppnå eller løse. Formålet består gjennom hele prosessen, og bør hentes frem underveis som ledesnor i situasjoner som krever prioritering, veivalg eller beslutninger.
Gode forberedelser
Planlegging
Invitasjon/inkalling
Når deltakerne mottar en innkalling skapes forventninger til hva som skal skje og hva dere skal oppnå ved at dere møtes. En innkalling bør derfor begrense seg til konkret og relevant informasjon. Konsentrer informasjonen rundt tid (dato og klokkeslett), sted (møterom eller adresse), deltakere og agenda. Ta med noe om historikk eller bakgrunn dersom det er vesentlig, og vær tydelig på hva som forventes av forberedelser slik at deltakerne stiller med samme utgangspunkt.
Agenda
I tillegg til å formidle formålet med møtet, bør det også fremkomme i agendaen hva slag type prosess du kaller inn til. Er det et informasjonsmøte med statusoppdateringer? Skal jobbes med bestemte problemsstillinger? Er det et arbeidsmøte som skal produsere noe? Eller er det en prosess hvor innholdet blir til når dere møtes? Din jobb som prosessleder er å ta ansvar for at agendaen er tydelig. Gi deltakerne tilstrekkelig informasjon og forventninger til prosessen, slik at de har gode forutsetninger til å forberede seg. Det betyr ikke at du skal gjøre alt, overlat gjerne møteledelse eller fasilitering til andre når det er hensiktsmessig, men avklar dette i forkant av møtet slik at alle stille forberedt på sine bidrag.
Vær klar ved oppstart
Organiser rommet på en hensiktsmessig måte før deltakerne kommer. Ha testet ut alt teknisk utstyr og vit at det fungerer. Vær tilstede når deltakerne kommer, hils på hver enkelt (dersom det ikke er en veldig stor gruppe) og opptre imøtekommende. Førsteinntrykk er avgjørende.
Gjennomføring
Kjøreplan/dreiebok
Kjøreplanen er ditt arbeidsverktøy for å planlegge gode prosesser. En kjøreplan, eller dreiebok, er en detaljert beskrivelse av hvordan prosessen skal gjennomføres, og setter rammen og strukturen for prosessen.
I kjøreplanen definerer du fremdrift, formål, aktiviteter og alle praktiske detaljer. Å arbeide med kjøreplanen bevisstgjør deg i dine forberedelser, uavhengig av prosessens lengde og formål. Uansett om det dreier seg om et møte på to timer, et utviklingsprogram over flere samlinger eller en strategiprosess over flere måneder, hjelper kjøreplanen deg til å se om planlagte aktiviteter spiller opp under formålet, om du klarer å synliggjøre den røde tråden og om du har tilstrekkelig variasjon og dynamikk i prosessen.
Kjøreplan gir deg oversikt og tydeliggjør hva som henger sammen med hva, og hvordan innholdet bør legges opp for å nå hensikten med prosessen. Den gjør deg trygg på hva du vil med prosessen, og hvor mye tid som kan brukes i hver bolk.
Dette bør med i en kjøreplan:
- Tid (klokkeslett/tidsbruk)
- Formål (hva skal oppnås?)
- Aktivitet/innhold/tema (hva skal gjøres for å oppnå formålet?)
- Praktisk (utstyr, romrigging, nødvendig utstyr?)
- Ansvarlig (hvem gjør hva?)
En kjøreplan kan også være til hjelp underveis i prosessen dersom det er noe som bør kortes ned eller forlenges avhengig av deltakernes initiativ og engasjement. Det er sjeldent at kjøreplanen følges slavisk i prosesser. Derfor kan det være hensiktsmessig å ikke detaljplanlegge alt, og legge inn litt "slakk" i programmet, slik at du stiller deg åpen i prosessen og for de mulighetene du ikke kan planlegge for.
Avslutning
Når dere går fra hverandre, sørg for at alle vet hva som skal
skje i etterkant og hva som forventes før dere møtes neste
gang.
For konkrete metoder, se
Konkludere, oppsummere og avslutte.
Vær i forkant i dine forberedelser, slik at du har en overordnet plan for hele prosessen. Da har du svaret klart på hva som skjer på neste møte eller videre i prosessen - dersom noen spør.